Assistant de direction H/F

📝 Vos missions & activités.

Vous avez pour missions d’assurer des fonctions polyvalentes d’assistante du Directeur Général Adjoint Campus Agronomique (DGA) et de la Directrice des Ressources Humaines (DRH) et de contribuer à la continuité du secrétariat de la Directrice Générale.

Missions principales (liste non exhaustive) :

• Organiser le temps professionnel du DGA et de la DRH (tenue de l’agenda, organisation des déplacements, etc.) ;

• Gérer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le courrier (réception, enregistrement et diffusion, traitement) ;

• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ;

• Veiller à l’actualisation du site intranet pour le service RH en lien avec les équipes du SRH et le service communication de l’établissement ;

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord mensuels et annuels, indicateurs, reporting, partenaires RH, mise à jour du calendrier de campagnes individuelles et collectives RH …) ;

• Participer à la rédaction et simplification des procédures opérationnelles avec les gestionnaires de l’équipe Administration du Personnel ;

• Participer à la préparation des instances consultatives (tenu du rétroplanning, centralisation des points à aborder, réunion préparatoire, convocations, rédaction des ordres du jour et transmission des éléments aux élus, aspects organisationnels et logistique) ;

• Gérer l’organisation des concours « enseignant chercheur » ;

• Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour l’ensemble du Service RH ;

• Organiser et participer à l’archivage de la DRH et de l’équipe Administration du Personnel (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;

• Contribuer à la continuité d’activité en veillant au suivi des dossiers de la Direction Générale de l’Etablissement, dans le cadre du pôle « Secrétariat de direction ».

❗Conditions particulières d’exercice

• Travail en bureau en présentiel ;

• Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service ;

• Grande disponibilité vis-à-vis du directeur général adjoint et de la directrice des ressources humaines.

🕵️‍♀️ Vos atouts

• Maîtriser les techniques générales de secrétariat, bureautique : outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet, messagerie Outlook, agenda partagé), techniques d’accueil, de communication écrite et orale ;

• Maîtriser l’Anglais (indispensable) ;

• Anticiper, organiser et être autonome dans son travail ;

• Savoir faire face aux urgences et imprévus ;

• Conduire des réseaux de partenaires ;

• Assurer un reporting à bon escient ;

• Avoir le sens de la confidentialité ;

• Connaître l’environnement professionnel de l’établissement et la règlementation applicable aux concours serait un plus.

Formation souhaitée : Niveau BTS, DUT dans le domaine de l’assistanat, de l’administratif

 😃 Nous vous offrons :

• Poste CDD de catégorie B jusqu’au 31/12/2025.

• Temps plein de 38h/semaine.

• Prise de poste : octobre / novembre 2024

• Restauration subventionnée et sur site.

• Accès aux personnes à mobilité réduite.

• Remboursement partiel des transports en commun.

• Parking gratuit.

• Remboursement d’une partie de la mutuelle dans le cadre de la protection sociale complémentaire.

• Congés = 50 jours de Congés Annuels (sur la base d’un temps plein 38h /année complète travaillée).

• Activités sportives et culturelles.

• Prestations sociales.

• Accès à la formation professionnelle selon l’offre locale et nationale.

✍️ Pour candidater :

Candidature (CV + LM) à envoyer avant le 20/09/2024